Rechnungsentwurf anlegen
Kunde, Positionen, Steuer, Fälligkeit und Vorlage vor der Finalisierung prüfen
→ Rechnungsanlage in SimpliServ öffnen
Ein Entwurf ist noch kein finaler Buchungsbeleg. Nutze ihn, um Empfänger, Positionen und Konditionen vollständig zu prüfen.
Vorbereiten
- bestehenden Kontakt suchen, nicht doppelt anlegen
- Leistungszeitraum und Rechnungsdatum bestimmen
- Artikel oder freie Positionen vorbereiten
- Steuer, Rabatt, Zahlungsziel und Kostenstelle klären
- gewünschte Dokumentvorlage prüfen
Anlage in Ebenen
Kunde und Adresse
Wähle den Kontakt. Prüfe Rechnungsadresse, E-Mail und gegebenenfalls abweichende Liefer- oder Leistungsadresse.
Positionen
Füge Produkte oder freie Positionen hinzu. Prüfe Menge, Einheit, Einzelpreis, Rabatt und Steuer pro Zeile.
Konditionen
Setze Zahlungsziel, Fälligkeit, Zahlungsart und interne Referenz. Ein Zahlungsziel verändert nicht rückwirkend das Rechnungsdatum.
Entwurf speichern
Speichere und öffne den Entwurf erneut. Prüfe Summen und PDF, bevor du finalisierst.
Vor Finalisierung prüfen
- Empfänger stimmt.
- Positionen vollständig.
- Netto, Steuer und Brutto plausibel.
- Rechnungsnummer wird vom System vergeben.
- Text und Bankdaten stammen aus aktueller Vorlage.
- Anhänge enthalten keine internen Notizen.
Eine gespeicherte Rechnung mit falscher Adresse besser vor der Finalisierung korrigieren. Nach Finalisierung greift der Belegprozess mit Status- und Nummernlogik.
Häufige Fehler
Kontakt doppelt
Entwurf nicht weiterführen, bevor Kontakte zusammengeführt oder richtig zugeordnet sind.
Summe stimmt nicht
Mengen, Rabattart, Steuer und kaufmännische Rundung pro Zeile prüfen.
Rechnung darf nicht bearbeitet werden
Status in Status verstehen prüfen. Nicht durch neue Kopie ersetzen, ohne Historie zu dokumentieren.
Weiter
Zahlungen prüfen erklärt den Folgeprozess; Korrekturen gilt nach Finalisierung.
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