Zahllauf vorbereiten und kontrollieren
Offene Lieferantenrechnungen in einem Zahllauf sammeln, überspringen und sicher prüfen
→ Zahlläufe in SimpliServ öffnen · Offene Posten öffnen
Ein Zahllauf bündelt fällige Lieferantenrechnungen für einen geplanten Zahlungstermin. Er ist eine Vorbereitung und Kontrolle; der genaue Bankversand hängt vom nachgelagerten Zahlungsprozess ab.
Vor dem Erstellen
Prüfe:
- Eingangsrechnungen sind freigegeben.
- Lieferantendaten und Bankverbindung sind korrekt.
- Fälligkeit und gewünschtes Zahlungsdatum stimmen.
- Gutschriften oder bereits gezahlte Belege sind nicht offen.
- Verantwortliche Person kennt den Lauf.
Zahllauf anlegen
Neuer Lauf
Öffne Zahlläufe und starte die Anlage. Das Zahlungsdatum ist Pflicht; ohne Datum erstellt SimpliServ keinen Lauf.
Vorschlag laden
SimpliServ ermittelt passende offene Eingangsrechnungen. Prüfe Anzahl und Summe, statt nur den Erfolgshinweis zu lesen.
Übersprungene Rechnungen lesen
Wenn Rechnungen übersprungen wurden, öffne die Warnung und kläre den Grund. Typische Ursachen sind fehlende Bankdaten, fehlende Freigabe oder unpassender Status.
Lauf erstellen
Bestätige erst nach Prüfung. Danach öffnet SimpliServ den Detaildatensatz des Laufs.
Status und Verantwortung
Die Oberfläche verwendet diese Status:
- Entwurf (
draft): Lauf vorbereitet, aber noch nicht als SEPA-Datei erzeugt. - Erzeugt (
generated): SEPA-Datei wurde erzeugt. - Heruntergeladen (
downloaded): XML wurde heruntergeladen. - Eingezogen (
collected): Lauf wurde als eingereicht markiert; zugehörige Rechnungen werden dabei als bezahlt markiert. - Fehlgeschlagen (
failed): Erzeugung oder Verarbeitung ist fehlgeschlagen; Detailhinweis prüfen.
Auf der Detailseite sind SEPA-Datei erzeugen, XML herunterladen und Als eingereicht markieren getrennte Aktionen. Ein Download ist noch keine Einreichung.
Fehleranalyse
- Laufdatum prüfen.
- Offene Posten neu laden.
- übersprungene Positionen einzeln öffnen.
- Lieferanten- und Bankdaten korrigieren.
- neuen Vorschlag erst nach Korrektur erzeugen.
Erstelle keinen zweiten Lauf für denselben Zeitraum, bevor du den ersten geprüft hast. Sonst riskierst du doppelte Zahlungsfreigaben oder unklare Übergaben.
Vier-Augen-Check
- Person A erstellt Lauf.
- Person B vergleicht Belege, Summe und Bankdaten.
- Abweichungen werden im Beleg oder internen Prozess dokumentiert.
- Erst danach erfolgt Freigabe oder Bankübermittlung.
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