Eingangsrechnungen prüfen
Lieferantenrechnungen per PDF, Bild oder XML erfassen, KI-Daten prüfen, kontieren und freigeben
→ Eingangsrechnungen in SimpliServ öffnen
Eingangsrechnungen sind Lieferantenbelege, die du nicht selbst an Kunden stellst. SimpliServ liest hochgeladene PDFs, Bilder oder XML-Dateien automatisch aus. Vor der Freigabe kontrollierst du die erkannten Daten und ergänzt die Kontierung.
Die Liste und Prüfung benötigen purchase-invoices.view. Ob Freigeben, Zurücksetzen und Bezahlt-Markieren verfügbar sind, hängt zusätzlich von deiner Rolle ab.
Rechnung erfassen
Upload öffnen
Öffne Eingangsrechnungen und klicke auf Beleg hochladen.
Quelldatei wählen
Lade eine PDF-, Bild- oder XML-Datei hoch. Auf einem Gerät mit Kamera kannst du auch Foto aufnehmen verwenden.
Verarbeitung abwarten
Der Status steht zunächst auf Wird verarbeitet. Die KI liest Aussteller, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Beträge, Währung und Positionen aus.
Prüfung öffnen
Nach der Verarbeitung öffnest du die Rechnung aus der Liste. Die Konfidenz-Anzeige weist auf Felder hin, die du besonders kontrollieren solltest.
Status und Filter
| Segment | Bedeutung |
|---|---|
| Zu prüfen | Rechnung ist im Review oder der Scan ist fehlgeschlagen. |
| Freigegeben | Daten und Kontierung wurden bestätigt; die Rechnung ist für weitere Verarbeitung gesperrt. |
| Offen | Freigegebene Rechnung ist noch nicht bezahlt. |
| Überfällig | Fälligkeit ist überschritten und Zahlung fehlt. |
| Bezahlt | Zahlung wurde bestätigt. |
Filtere zusätzlich nach Aussteller, Status, Kategorie oder Rechnungsnummer. Die KPI-Karten zeigen zu prüfende Rechnungen, offenen Betrag, Fälligkeiten in sieben Tagen und Überfälligkeiten.
Rechnungsdaten kontrollieren
Prüfe im Bereich Rechnungsdaten:
- Aussteller und Rechnungsnummer
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
- Währung
- Nettobetrag, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- Kategorie und interne Notiz
In Positionen kannst du Beschreibung, Artikelnummer, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz korrigieren. Stimmen Positionssumme und Rechnungsbetrag nicht überein, bleibt der Rechnungsbetrag maßgeblich; die Oberfläche zeigt die Abweichung als Warnung.
Prüfe insbesondere Rechnungsnummer, Bruttobetrag, Steuersatz und Fälligkeit gegen das Originaldokument. Die KI-Konfidenz ist ein Hinweis, keine Freigabe.
Kontierung ergänzen
Im Bereich Kontierung wählst du das Aufwandskonto und optional die Kostenstelle. Lässt du das Konto leer, verwendet SimpliServ das Standardkonto „Sonstiger Aufwand". Eine Kostenstelle steuert, welchem Bereich der Aufwand zugerechnet wird.
Die Kontierung wird bei der Freigabe für den Buchungssatz verwendet. Für wiederkehrende Zuordnungen helfen Kontenrahmen und Kostenstellen.
Freigeben, zurücksetzen und bezahlen
Als Entwurf speichern
Nutze Als Entwurf speichern, wenn du noch Daten oder Positionen prüfen musst. Der Scan bleibt bearbeitbar.
Freigeben
Klicke auf Freigeben, wenn Original und Kontierung passen. Die Rechnung wird gesperrt und kann nicht mehr versehentlich geändert werden.
Zahlung bestätigen
Nach der tatsächlichen Zahlung wählst du Als bezahlt markieren und gibst optional das Zahldatum ein. Der Zahlungsstatus wechselt von offen auf bezahlt.
Eine freigegebene Rechnung kannst du mit Auf Entwurf zurücksetzen wieder bearbeitbar machen. Eine fehlgeschlagene Erkennung lässt sich mit Erneut scannen neu starten. Verwerfen entfernt eine nicht benötigte Rechnung aus dem Arbeitsbestand.
Duplikate und fehlende Daten
SimpliServ warnt, wenn für denselben Aussteller bereits eine Rechnung mit gleicher Nummer existiert oder ein mögliches Duplikat erkannt wurde. Vergleiche in diesem Fall das Original, bevor du speicherst.
Wenn der Scan fehlschlägt oder die Konfidenz niedrig ist, erfasse die Felder manuell. Das Quelldokument bleibt in der Detailansicht als Vorschau verfügbar.
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