Eingangsrechnung vom Upload bis zur Zahlung
Lieferantenbeleg prüfen, kontieren, freigeben, bezahlen und im Journal nachverfolgen
→ Eingangsrechnungen in SimpliServ öffnen · Zahllauf öffnen
Eingangsrechnungen durchlaufen einen fachlichen Ablauf. Der Datensatz kann verarbeitet oder fehlgeschlagen sein; zusätzlich zeigt SimpliServ bei freigegebenen Belegen Zahlungsstatus und Überfälligkeit.
Prozesskarte
Beleg erfassen → Prüfung → Kontierung → Freigabe → Zahlung → AbgleichDie Schritte gehören zusammen, sind aber nicht dasselbe: Freigabe macht einen Beleg nicht automatisch bezahlt.
Liste verwenden
Filtere nach Lieferant und Status. Öffne eine Zeile, statt Status nur inline zu ändern, wenn du Kontierung oder Belegbild prüfen musst. Die Liste zeigt bei freigegebenen Belegen zusätzlich, ob bezahlt oder überfällig.
Detailprüfung
Kopf prüfen
Vergleiche Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Bruttosumme mit dem Original.
Positionen prüfen
Kontrolliere Mengen, Preise, Steuer und Kostenstelle. Achte auf Rundungsdifferenzen und Gutschriften.
Kontierung speichern
Wähle Sachkonto und Kostenstelle. Bei mehreren Positionen kann die Kontierung pro Zeile abweichen.
Freigeben
Nutze die Freigabeaktion erst nach Beleg- und Kontierungsprüfung. Danach ist der Beleg für weitere Buchhaltungsprozesse relevant.
Zahlung nachverfolgen
Prüfe Zahlungsstatus und offenen Betrag. Für Lieferantenzahlungen den Zahllauf verwenden.
Status sinnvoll deuten
- Verarbeitung: Upload oder Erkennung läuft; nicht doppelt hochladen.
- Fehlgeschlagen: Detail öffnen, Ursache lesen und Daten korrigieren.
- Prüfbar: Beleg benötigt Kontierung oder Freigabe.
- Freigegeben: Buchhaltung kann ihn in offenen Posten und Zahlläufen berücksichtigen.
- Bezahlt: Zahlung wurde zugeordnet; Original und Bankumsatz prüfen.
- Überfällig: Fälligkeit überschritten, ohne vollständigen Ausgleich.
Wenn ein Beleg falsch kontiert ist, korrigiere die Ursache am Eingangsbeleg und prüfe danach Journal und offene Posten erneut. Nur den Status umzubenennen löst keine falsche Buchung.
Häufige Fälle
Doppelte Rechnung
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum vergleichen. Vor erneutem Upload prüfen, ob der erste Beleg nur noch verarbeitet wird.
Rechnung ohne Bankdaten
Beleg fachlich freigeben, aber Zahlung nur nach geprüften Lieferantendaten einplanen.
Zahlung nicht sichtbar
Bankabgleich importieren, Umsatz suchen und erst nach Betrag-/Belegvergleich zuordnen.
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