E-Mail aus einem Datensatz senden
Kontakt, Auftrag, Rechnung oder Angebot als Kommunikationskontext verwenden
→ E-Mail-Versand in SimpliServ öffnen
Aus dem Datensatz gestartete E-Mail übernimmt Kontext. Das spart Eingabe, macht Empfänger- und Anhangprüfung aber besonders wichtig.
Geeigneter Startpunkt
- Kontakt: allgemeine Kundenkommunikation
- Auftrag: Status, Rückfrage, Arbeitsnachweis
- Rechnung: Belegversand und Zahlungsinformation
- Angebot/Vorschlag: Angebot und Annahmeprozess
Ablauf
Datensatz öffnen
Richtigen Kunden und Vorgang bestätigen. Bei ähnlichen Namen Nummer oder Gerät mitprüfen.
E-Mail-Aktion starten
E-Mail senden wählen. Das konkrete Modulrecht, zum Beispiel proposals.send-email oder invoices.send-email, muss vorhanden sein.
Empfänger bearbeiten
To, CC/BCC und Antwortadresse prüfen. Keine interne Adresse als Kundenziel stehen lassen.
Inhalt und Anhang
Vorlage, Betreff, Nachricht und Dokumentanhang kontrollieren. Platzhalter in Vorschau prüfen.
Versand dokumentieren
Erfolgs- oder Fehlermeldung abwarten und den Datensatz-/E-Mail-Verlauf danach prüfen.
Einen fremden Datensatz nicht als Abkürzung für neuen Empfänger verwenden. Falscher Kontext kann falsche PDF oder Kundendaten versenden.
Nach Versand
Bei Kundenrückfrage zuerst E-Mail-Log, Empfänger und Anhang prüfen. Inhalt nicht einfach nochmals senden, wenn unklar ist, ob die erste Mail zugestellt wurde.
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