Briefkampagnen mit QR-Code
Serienbriefe an Leads oder Kunden erstellen, Sammel-PDF für Fensterkuverts drucken und Scans der individuellen QR-Codes auswerten
→ Briefkampagnen in SimpliServ öffnen
Mit Briefkampagnen schreibst du Leads oder Kunden per Post an. SimpliServ füllt eine Briefvorlage für jeden Empfänger aus, druckt einen eigenen QR-Code in jeden Brief und fasst alle Briefe zu einem Sammel-PDF zusammen. Scannt ein Empfänger seinen QR-Code, zählt SimpliServ den Scan, vermerkt ihn beim Lead und leitet auf die von dir gewählte Seite weiter.
Für das Modul brauchst du letter_campaigns.view; Anlegen erfordert letter_campaigns.create, Bearbeiten letter_campaigns.update, Löschen letter_campaigns.delete und das Erstellen der Briefe letter_campaigns.send. Das Modul ist standardmäßig in der Navigation ausgeblendet und lässt sich über die Rollen-Navigation einblenden.
Kampagnenliste
Die Übersicht zeigt alle Kampagnen mit Name, Status, Briefe, Gescannt und Fertig am. Während die Briefe erstellt werden, zeigt die Spalte Briefe den Fortschritt; danach steht dort die Anzahl der erzeugten Briefe. Über die Zeilenaktionen öffnest oder löschst du eine Kampagne – löschen geht nicht, solange sie gerade erstellt wird.
Beim Löschen einer Kampagne werden das Sammel-PDF und alle Scan-Daten entfernt. Bereits gedruckte QR-Codes führen danach auf eine Fehlerseite. Lösche eine Kampagne erst, wenn die Briefe nicht mehr im Umlauf sind.
Briefvorlage vorbereiten
Briefe werden aus einer Dokumentvorlage mit dem Szenario Brief erzeugt. SimpliServ legt in jedem Betrieb eine Standardvorlage an: Logo rechts oben, Absenderzeile und Adressblock im Fenster eines DIN-lang-Kuverts (Fenster links), Datum und Kontaktdaten rechts, Betreff, Anrede, Fließtext, QR-Block mit kurzer Anleitung, Grußformel und Absenderblock.
Passe die Vorlage unter Einstellungen → Dokumente → Vorlagen an. Im Brief stehen dir neben den Betriebsdaten die Platzhalter des Namensraums letter zur Verfügung, zum Beispiel:
| Platzhalter | Inhalt |
|---|---|
{{letter.salutation}} | Anrede, bei bekannter Ansprechperson persönlich, sonst der Ersatztext der Kampagne |
{{letter.address_block}} | Postadresse für das Kuvertfenster, mehrzeilig |
{{letter.company}}, {{letter.first_name}}, {{letter.last_name}} | Firma und Ansprechperson |
{{letter.url}} | Kurzlink für den QR-Code, im Designer als Quelle des QR-Blocks |
{{letter.url_display}} | Kurzlink ohne https:// zum Abtippen |
{{letter.date}} | Datum, an dem die Briefe erstellt wurden |
{{letter.industry}}, {{letter.address.city}} | Branche und Ort für individuelle Formulierungen |
Die Fensterposition ist auf DIN 5008 Form B ausgelegt (Fenster 20 mm vom linken, 45 mm vom oberen Rand). Für andere Kuverts passt du den HTML-Block „letter-head“ in der Vorlage an.
Kampagne anlegen
Neue Kampagne öffnen
Öffne Briefkampagnen und klicke auf Neue Kampagne.
Grunddaten eingeben
Vergib einen Interner Name, wähle unter Zielgruppe aus zwischen Leads und Kunden und wähle die Briefvorlage.
Ziel-URL festlegen
Trage unter Ziel-URL des QR-Codes die Seite ein, auf die der QR-Code führen soll. Mit Platzhalter einfügen fügst du Platzhalter ein; SimpliServ zeigt sofort ein Beispiel der fertigen Adresse oder einen Hinweis, wenn die URL ungültig ist.
Anrede und Duplex
Lege die Anrede ohne Ansprechperson fest, die greift, wenn beim Empfänger keine Ansprechperson hinterlegt ist. Lass Leerseite nach ungerader Seitenzahl eingeschaltet, wenn du beidseitig druckst.
Speichern
Klicke auf Speichern. Erst nach dem ersten Speichern erscheinen die Karten für Zielgruppe und Druck.
Ziel-URL und Platzhalter
Die Ziel-URL gilt für die ganze Kampagne und wird pro Empfänger ausgefüllt. Erlaubt sind http:// und https://; Platzhalter dürfen erst nach der Domain stehen. Werte werden automatisch für die URL kodiert, mit |raw übernimmst du sie unverändert, mit |slug als URL-Kurzform.
| Platzhalter | Beispiel |
|---|---|
{{code}} | Kurzcode des Briefs, zehn Zeichen |
{{token}} | Vollständiger Kurzlink-Token, mit dem eine Zielseite den Empfänger abfragen kann |
{{slug}} | Firmenname als URL-Kurzform, etwa radhaus-huber |
{{company}}, {{first_name}}, {{last_name}} | Firma und Ansprechperson |
{{zip}}, {{city}}, {{country_code}}, {{industry}} | Adresse und Branche |
{{campaign_id}}, {{recipient_id}}, {{customer_id}}, {{lead_id}} | IDs für eigene Auswertungen |
Beispiel: https://meine-seite.at/aktion?c={{code}}&von={{slug}} führt für den Empfänger „Radhaus Huber“ auf https://meine-seite.at/aktion?c=k3J9xQ2mWz&von=radhaus-huber.
Der Scan wird gezählt, bevor die Weiterleitung passiert. Die Zielseite braucht deshalb keinen Pixel. Wer den Empfänger auf der Zielseite persönlich begrüßen will, fragt mit dem Token die öffentliche Schnittstelle GET /api/v1/public-letters/{token} ab und erhält Firma, Name und Grußformel, aber keine Adresse.
Die Ziel-URL bleibt auch nach dem Druck änderbar. Zieht deine Zielseite um, passt du nur die URL an; die gedruckten QR-Codes bleiben gültig.
Zielgruppe festlegen
Nach dem Speichern erscheint die Karte Zielgruppe mit deiner Lead- oder Kundenliste. Filtere dort nach Stufe, Quelle, Branche oder anderen Spalten; die aktuelle Auswahl wird automatisch als Zielgruppe gespeichert. Mit dem Schalter Noch nicht angeschrieben schließt du alle aus, die schon in einer anderen Briefkampagne einen Brief bekommen haben.
Die Karte Übersicht zeigt unter Empfänger die Empfänger mit vollständiger Postadresse und darunter, wie viele wegen fehlender Straße, PLZ oder Ort übersprungen würden. Pro Kunde entsteht höchstens ein Brief, auch wenn mehrere Leads auf ihn zeigen.
Die Zielgruppe ist nur im Status Entwurf änderbar. Danach ist die Empfängerliste eingefroren, damit Nachdrucke dieselben Briefe ergeben.
Vorschau und Testdruck
Die Aktionen in der Karte Druck sind gesperrt, solange es ungespeicherte Änderungen gibt.
- Vorschau rendert den Brief für den ersten Empfänger der Zielgruppe als PDF.
- Testdruck mit Hilfslinien zeichnet zusätzlich das Adressfenster, den Infoblock und die Falzmarken bei 105 mm und 210 mm ein. Drucke diese Seite einmal in Originalgröße, falte sie und halte sie gegen dein Kuvert, bevor du die ganze Kampagne druckst.
Briefe erstellen und drucken
Erstellen starten
Klicke auf Briefe erstellen und bestätige die angezeigte Anzahl. SimpliServ friert die Empfänger ein, vergibt jedem Brief einen festen QR-Code und erstellt die PDFs im Hintergrund. Die Seite aktualisiert sich automatisch, der Status wechselt über Wird erstellt und PDF wird zusammengeführt zu Fertig.
Sammel-PDF herunterladen
Mit Sammel-PDF herunterladen lädst du ein PDF mit allen Briefen, sortiert nach Land und PLZ. Bei eingeschalteter Leerseite beginnt jeder Brief auf einer Vorderseite.
Drucken und kuvertieren
Drucke beidseitig an der langen Kante, A4, Skalierung 100 % und ohne „an Seite anpassen“. Falte die Briefe zweimal (Falzmarken) und stecke sie in Fensterkuverts DIN lang mit Fenster links.
Einzelne Briefe öffnest du in der Karte Empfänger über Brief öffnen, etwa für einen Nachdruck. Fehlgeschlagene Briefe wiederholst du mit Fehlgeschlagene erneut versuchen. Neu erstellen erstellt alle Briefe mit der aktuellen Vorlage neu; die QR-Codes bleiben gleich, bereits verschickte Briefe bleiben gültig.
Scans auswerten
Sobald die Kampagne fertig ist, zeigen die Kennzahlen oben Briefe, Gescannt und Scan-Rate. Die Karte Empfänger listet jeden Empfänger mit Adresse, Status, Gescannt am und Scans; filtere nach gescannt oder nicht gescannt, um nachzufassen.
Der erste Scan eines Briefs erscheint außerdem als Eintrag in der Aktivität des zugehörigen Leads. Weitere Scans desselben Briefs erhöhen nur den Zähler. Automatische Link-Vorschauen von Messengern und Suchmaschinen werden nicht gezählt.
Kampagnenstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Einstellungen und Zielgruppe können geändert werden. |
| Wird erstellt | Die Briefe werden erzeugt; die Kampagne kann nicht gelöscht werden. |
| PDF wird zusammengeführt | Das Sammel-PDF wird zusammengeführt. |
| Fertig | Das Sammel-PDF steht zum Download bereit; Name und Ziel-URL bleiben änderbar. |
| Fehlgeschlagen | Kein Brief konnte erstellt werden oder das Zusammenführen ist gescheitert; die Fehlermeldung steht in der Übersicht. |
Verwandte Themen
- Leads — Leads anlegen, importieren und in Stufen führen.
- Kontakte — Postadressen pflegen, damit kein Empfänger übersprungen wird.
- Newsletter-Kampagnen senden — dieselbe Zielgruppe per E-Mail erreichen.
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