KI-Rückrufe im Alltag bearbeiten
Rückrufaufgaben aus dem Telefonassistenten filtern, anrufen, dokumentieren und abschließen
→ Rückrufe in SimpliServ öffnen · Anrufprotokoll öffnen
Rückrufe werden im Frontend als Aufgabenansicht mit callbacksOnly geöffnet. Du brauchst daher tasks.view, auch wenn der Auslöser der Telefonassistent war.
Rückrufliste lesen
Prüfe Titel, Telefonnummer, Zusammenfassung, Zeitpunkt und offene/erledigte Aufgabe. Mehrere offene Rückrufe derselben Person zusammen betrachten, damit kein doppelter Anruf entsteht.
Rückruf abarbeiten
Kontext lesen
Öffne das zugehörige Anrufprotokoll und lies Zusammenfassung und Kategorie. Prüfe, ob der Anrufer identifiziert oder nur eine Nachricht hinterlassen hat.
Nummer prüfen
Nummer gegen Kontakt und Gesprächskontext vergleichen. Bei unbekannter oder verdächtiger Nummer nicht blind sensible Auskunft geben.
Anrufen
Nutze den Anruf-Button. Bei Nichterreichbarkeit nicht mehrfach in kurzer Folge wählen; Ergebnis als Rückrufnotiz dokumentieren.
Ergebnis festhalten
Erreicht, Nachricht hinterlassen, falsche Nummer oder weiterer Termin sind unterschiedliche Ergebnisse. Schreibe kurz, sachlich und mit nächster Aktion.
Aufgabe abschließen
Markiere den Rückruf erst erledigt, wenn Gespräch oder dokumentierter Versuch abgeschlossen ist. Folgeaufgabe separat anlegen.
Sicherheitsgrenzen
Telefonnummer allein ist keine ausreichende Identitätsprüfung für Rechnungs-, Auftrags- oder Kundendaten. Bei Unsicherheit Rückruf verifizieren und sensible Details erst nach der vorgesehenen Prüfung teilen.
Doppelter Rückruf
- Nach Telefonnummer suchen.
- offene Aufgaben derselben Person gruppieren.
- neueste Zusammenfassung als Kontext nutzen.
- eine Aufgabe als führend markieren.
- übrige Aufgaben erst nach dokumentierter Zusammenführung abschließen.
Rückrufaufgabe erledigt bedeutet nur, dass die Aufgabe geschlossen ist. Ein aus dem Gespräch entstandener Termin, Auftrag oder Lead braucht seinen eigenen Datensatz.
Tagesroutine
- neue Rückrufe priorisieren.
- Termine und SLA beachten.
- Gesprächsergebnis dokumentieren.
- Folgeaufgabe mit Fälligkeit setzen.
- offene Rückrufe am Tagesende prüfen.
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