Telefonassistent einrichten
KI-Telefonassistent, Telefonnummern, Öffnungszeiten, Fähigkeiten, Weiterleitung und Rückrufe konfigurieren
→ Telefonassistent einrichten · Anrufprotokoll öffnen · Rückrufe öffnen
Der Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, beantwortet freigegebene Fragen, kann Termine aufnehmen, Auftrags- und Rechnungsauskünfte geben und Anrufe weiterleiten. Du definierst selbst, welche Fähigkeiten aktiv sind.
Schalte den Assistenten erst aktiv, wenn Begrüßung, Telefonnummer, Öffnungszeiten und Fähigkeiten geprüft sind. Testanrufe werden wie normale Gespräche verrechnet.
Grundeinrichtung
Telefonassistent öffnen
Öffne unter Administration → Kommunikation → Telefon den Tab Einstellungen. Dafür brauchst du admin.settings.view.
Identität festlegen
Vergib Namen, Anrede, Stimme und Standardsprache. Zusätzliche Sprachen kannst du als Kürzel kommagetrennt hinterlegen. Mit Feste Sprache bleibt der Assistent immer in der Standardsprache; sonst erkennt er die Sprache des Anrufers und wechselt mit.
Telefonnummer eintragen
Unter Ihre Telefonnummern fügst du jede aktive Nummer im internationalen E.164-Format ein, also mit führendem Plus und Ländervorwahl. Nur eingetragene und aktive Nummern werden angenommen.
Speichern und testen
Speichere die Einstellungen und nutze Testanruf, um Begrüßung, Stimme und Erreichbarkeit zu prüfen.
Eine Telefonnummer kann eigene Begrüßung, Namen, Weiterleitungsnummer und Absendernummer für ausgehende Anrufe überschreiben. Wenn deine Telefonanlage den Anruf direkt übergibt, hinterlegst du zusätzlich deren Hostname, IP oder Anschlussadresse.
Öffnungszeiten und Schließtage
Unter Öffnungszeiten definierst du pro Wochentag Zeitfenster. Der Assistent nennt diese Zeiten Anrufern und nimmt Termine nur innerhalb dieser Fenster auf.
- Außerhalb der Zeiten schlägt er den nächsten passenden Zeitraum vor.
- Gesetzliche Feiertage können automatisch als geschlossen gelten.
- Betriebsurlaub oder Inventur kannst du als eigene Schließtage ergänzen.
- Weiterleitung kann auf Öffnungszeiten beschränkt werden.
Fähigkeiten kontrollieren
Aktiviere nur, was dein Prozess abdeckt:
- Auftragsstatus und optional Auftragsdetails
- Lagerbestand und Preise
- Rechnungsauskunft für verifizierte Anrufer
- Angebot/Kostenvoranschlag freigeben
- Termine buchen und verwalten
- An Mitarbeiter weiterleiten
- Rückrufe und Nachrichten aufnehmen
Für Kundenbezug kann eine Identitätsprüfung eingestellt werden: automatisch, über Nachname und Postleitzahl, Nachname und Gerät oder nur Nachname. Je weniger Nachweise du verlangst, desto wichtiger ist eine vorsichtige Auswahl der Auskunftsfunktionen.
Termine und Rückrufe
Bei Terminen gibt es zwei Modi:
- Erst prüfen (empfohlen): Der Anruf wird als Terminanfrage abgelegt. Du bestätigst ihn später im Kalender.
- Sofort verbindlich buchen: Der Assistent sagt den Termin direkt zu. Dabei wird nicht geprüft, ob der Zeitraum bereits belegt ist, und es wird keine Bestätigungsmail verschickt.
Wenn der Assistent nicht helfen kann oder niemand erreichbar ist, kann er einen Rückruf aufnehmen. Rückrufe erscheinen in der Rückrufliste. Optional wird derselbe Eintrag zusätzlich als Aufgabe in einer Board-Spalte angelegt.
Weiterleitung konfigurieren
Hinterlege eine Mitarbeiter-Nummer und entscheide, wie schnell der Assistent weiterleitet:
| Einstellung | Verhalten |
|---|---|
| Zurückhaltend | Erst selbst lösen; Weiterleitung nur bei bestimmten Fällen oder ausdrücklichem Wunsch. |
| Normal | Einmal nach dem Grund fragen, danach auf Wunsch verbinden. |
| Bereitwillig | Beim ersten Wunsch oder bei fehlender Antwort schnell verbinden. |
Mit Anruferinformationen an Mitarbeiter weitergeben erhält die Person beim Transfer Kontext und Gesprächszusammenfassung. Außerhalb der Öffnungszeiten kann statt Transfer automatisch ein Rückruf angeboten werden.
FAQ und eigener Prompt
Unter Firmeninfos & FAQ ergänzt du Informationen, die über automatisch erkannte Öffnungszeiten, Leistungen und Preise hinausgehen. Der eigene Prompt steuert Tonfall, Sonderfälle und Formulierungen.
Schreibe kurze, überprüfbare Regeln. Vermeide widersprüchliche Anweisungen und ändere den Prompt nur zusammen mit einem neuen Testanruf.
Anrufprotokoll und Rückrufe bearbeiten
Im Anrufprotokoll findest du Zeitpunkt, Dauer, Kategorie und Zusammenfassung. Du kannst nach Nummer, Zusammenfassung oder Kategorie suchen.
Im Tab Rückrufe markierst du erledigte Rückrufe. Über den Anruf-Button rufst du die hinterlegte Nummer an und dokumentierst, ob du die Person erreicht hast. Mehrere offene Rückrufe desselben Anrufers werden angezeigt, damit niemand doppelt kontaktiert wird.
Anruf-Vorlagen
Unter Anruf-Vorlagen speicherst du wiederverwendbare Briefings für ausgehende KI-Anrufe. Eine Vorlage enthält Name, Briefing, Aktiv-Status und optional einen Wiederholungsplan. Inaktive Vorlagen erscheinen nicht in der Auswahl.
Verwandte Themen
- Kalender & Termine — Terminverfügbarkeit und Terminanfragen.
- Aufträge — Auftragsstatus und Abwicklung.
- Boards & Aufgaben — Rückrufe als Aufgaben organisieren.
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