Lexware Office anbinden
Abgeschlossene Aufträge als Rechnungsentwurf an Lexware Office übertragen: API-Schlüssel hinterlegen, automatische Übertragung, Entwurf in Lexware öffnen und den Zahlstatus zurück in den Auftrag holen.
→ Lexware Office in SimpliServ öffnen · Aufträge öffnen
Mit dem Connector Lexware Office schreibst du deine Rechnungen weiter in Lexware, ohne die Positionen abzutippen. Sobald ein Auftrag in SimpliServ abgeschlossen ist, legt SimpliServ daraus einen Rechnungsentwurf in Lexware Office an. Du öffnest den Entwurf mit einem Klick, prüfst ihn und schließt ihn in Lexware ab. Wird die Rechnung in Lexware bezahlt, holt SimpliServ den Zahlstatus zurück in den Auftrag.
SimpliServ legt dabei keine eigene Rechnung an. Die Rechnung, ihre Nummer, der Versand an den Kunden und die Buchhaltung bleiben in Lexware.
Du findest den Connector unter Administration → Daten & Geräte → Integrationen in der Kachel Lexware Office (Kategorie Steuern & Compliance). Verbinden, Schalter umlegen und Trennen darf, wer Einstellungen bearbeiten (Administration → Einstellungen → Bearbeiten) hat. Am Auftrag siehst du den Lexware-Status mit Aufträge → Ansehen; übertragen und erneut übertragen braucht Aufträge → Bearbeiten.
Voraussetzungen
- Ein Konto bei Lexware Office, der Cloud-Lösung im Browser (früher lexoffice). Die Desktop-Programme wie Lexware buchhalter oder Lexware faktura+auftrag lassen sich hierüber nicht anbinden. Für Lexware buchhalter gibt es stattdessen das Exportformat Lexware in der Buchhaltung.
- Ein Lexware-Office-Tarif, der die Public API enthält.
- Ein API-Schlüssel aus Lexware Office. Du erstellst ihn unter app.lexware.de/addons/public-api (in Lexware unter Erweiterungen → Public API).
- Deine Aufträge laufen in Euro und mit deutschen Steuersätzen (0, 7 oder 19 %). Mehr dazu unter Grenzen.
Verbindung herstellen
API-Schlüssel in Lexware erstellen
Melde dich in Lexware Office an und öffne Erweiterungen → Public API. Aus SimpliServ kommst du direkt dorthin über API-Schlüssel in Lexware erstellen. Erstelle einen neuen Schlüssel und kopiere ihn.
Schlüssel in SimpliServ eintragen
Öffne die Kachel Lexware Office und wechsle in den Tab Konfiguration. Füge den Schlüssel in das Feld API-Schlüssel ein und klicke auf Verbinden.
Ergebnis prüfen
SimpliServ prüft den Schlüssel sofort bei Lexware. Klappt das, steht die Verbindung auf Verbunden und du siehst die Daten aus deinem Lexware-Konto: Firma, Steuerart und, falls zutreffend, das Abzeichen Kleinunternehmer. Lehnt Lexware den Schlüssel ab, bekommst du den Grund direkt angezeigt (siehe Fehler beheben).
Der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Hast du ihn in Lexware gelöscht oder neu erstellt, tauschst du ihn über API-Schlüssel ersetzen aus. Der neue Schlüssel wird beim Speichern sofort geprüft.
Unter der Verbindung zeigt die Karte Übertragene Rechnungen, Fehler (7 Tage), Zuletzt geprüft und Letzter Abgleich.
Weitere Aktionen in der Konfiguration:
- Verbindung prüfen fragt Lexware erneut ab, ob der Schlüssel noch gilt.
- Status abgleichen holt den aktuellen Status aller offenen Lexware-Rechnungen sofort, statt auf den nächsten stündlichen Abgleich zu warten.
- Webhooks neu registrieren richtet die Benachrichtigungen von Lexware neu ein (siehe Zahlstatus).
Die zwei Schalter
- Bei Abschluss automatisch an Lexware übertragen – sobald ein Auftrag einen abgeschlossenen Status bekommt, legt SimpliServ den Rechnungsentwurf in Lexware an. Ein Status gilt als abgeschlossen, wenn er in den Auftragseinstellungen die Markierung Markiert Auftrag als abgeschlossen trägt und kein Storno-Status ist. Ist der Schalter aus, überträgst du jeden Auftrag selbst über das Menü.
- Zahlstatus in den Auftrag übernehmen – wird die Rechnung in Lexware bezahlt, setzt SimpliServ den Zahlstatus des Auftrags auf teilweise bezahlt oder bezahlt.
Beide Schalter sind nach dem Verbinden an. Änderungen werden sofort gespeichert.
Am Auftrag
Automatisch beim Abschließen
Ist die automatische Übertragung an, setzt du den Auftrag wie gewohnt auf einen abgeschlossenen Status. Es erscheint der Hinweis Rechnung wird an Lexware übertragen …. Nach wenigen Sekunden meldet SimpliServ Rechnungsentwurf in Lexware angelegt, mit dem Knopf In Lexware öffnen öffnest du den Entwurf direkt in Lexware.
Dauert es länger, siehst du Die Übertragung läuft noch. Der Lexware-Status erscheint gleich am Auftrag.. Die Übertragung läuft dann im Hintergrund weiter. Schlägt sie fehl, zeigt der Hinweis den Grund.
Jeder Auftrag wird nur einmal automatisch übertragen. Setzt du ihn später auf einen anderen Status und wieder zurück, entsteht kein zweiter Entwurf.
Über das Menü
Im Aktionsmenü im Kopf der Auftragsseite findest du die Lexware-Einträge. Sie erscheinen nur, wenn Lexware Office verbunden ist.
| Eintrag | Wann | Was passiert |
|---|---|---|
| An Lexware übertragen | Der Auftrag ist noch nicht in Lexware | Legt den Rechnungsentwurf an und öffnet ihn in einem neuen Tab. Der Auftrag muss dafür nicht abgeschlossen sein. |
| In Lexware öffnen | Der Auftrag ist übertragen | Öffnet die Rechnung in Lexware Office. |
| Erneut übertragen | Der Auftrag ist übertragen | Legt einen neuen Entwurf an, z. B. nachdem du Positionen geändert hast. |
| Status aktualisieren | Der Auftrag ist übertragen | Holt Status, Betrag und offenen Betrag sofort aus Lexware. |
Lexware erlaubt über die Schnittstelle weder das Ändern noch das Löschen einer Rechnung. Erneut übertragen legt deshalb immer einen zusätzlichen Entwurf an: Es wird ein neuer Entwurf in Lexware angelegt. Den alten Entwurf bitte in Lexware löschen. Bestätige mit Neuen Entwurf anlegen und lösche den alten Entwurf danach selbst in Lexware, sonst rechnest du doppelt ab. Ist die Rechnung in Lexware schon abgeschlossen, korrigierst du sie dort.
Blockiert dein Browser den neuen Tab, erscheint stattdessen ein Hinweis mit dem Knopf In Lexware öffnen.
Status-Abzeichen
Ist der Auftrag übertragen, zeigt die Auftragsseite ein Abzeichen wie Lexware: Offen · RE0042 mit Status und Rechnungsnummer aus Lexware:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Der Entwurf liegt in Lexware und ist noch nicht abgeschlossen |
| Offen | Die Rechnung ist in Lexware abgeschlossen und noch nicht (ganz) bezahlt |
| Bezahlt | Die Rechnung ist vollständig bezahlt |
| Storniert | Die Rechnung wurde in Lexware storniert |
| In Lexware gelöscht | Der Entwurf wurde in Lexware gelöscht. Du kannst den Auftrag erneut übertragen |
| Fehler | Die letzte Übertragung ist fehlgeschlagen |
Ein Klick auf das Abzeichen zeigt Betrag, den offenen Betrag, Bezahlt am und Zuletzt abgeglichen, bei einem Fehler den Grund und unter Bitte prüfen mögliche Hinweise zur Übertragung. Von dort öffnest du die Rechnung auch mit In Lexware öffnen.
Was übertragen wird
- Kunde – SimpliServ sucht den Kunden in deinen Lexware-Kontakten, zuerst über die E-Mail-Adresse, dann über den Namen. Gibt es keinen Treffer, legt SimpliServ einen neuen Kontakt an: eine Firma, wenn der Kunde einen Firmennamen hat (mit dem Kunden als Ansprechpartner), sonst eine Person, jeweils mit der Rechnungsadresse aus dem Auftrag. Die Zuordnung merkt sich SimpliServ, der nächste Auftrag desselben Kunden landet beim selben Kontakt.
- Positionen – jede Position mit einer Menge über null, mit Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Steuersatz.
- Einheiten – die Einheit der Position wird zur Lexware-Einheit, z. B. Stück, Stunde, AW, kg oder Pauschale.
- Netto oder Brutto – sind alle Positionen als Bruttopreis erfasst, wird ein Brutto-Beleg angelegt, sonst ein Netto-Beleg. Bei gemischter Erfassung erscheint ein Hinweis, die Cent-Beträge zu prüfen.
- Rabatte – ein Prozent-Rabatt auf eine Position wird als Positionsrabatt übernommen. Ein fester Rabattbetrag auf eine Position wird als eigene Rabattzeile mit negativem Betrag direkt darunter angelegt. Ein Rabatt auf den ganzen Auftrag wird als Gesamtrabatt übertragen.
- Steuerbehandlung – Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr werden als passende Steuerart des Belegs übertragen. Bist du in Lexware als Kleinunternehmer oder steuerfrei eingerichtet, entsteht ein steuerfreier Beleg und die Steuersätze aus dem Auftrag werden nicht übernommen.
- Arbeitszeit – die im Ticket erfasste Zeit wird genauso angehängt wie bei einer Rechnung aus dem Auftrag: als Position mit dem Arbeitszeit-Produkt, wenn in den Auftragseinstellungen Erfasste Zeit bei Rechnungserstellung einfügen an ist und der Auftrag das Produkt noch nicht enthält. Laufende Timer werden dabei nicht gestoppt, die Übertragung weist dich aber darauf hin.
- Kopf – Titel „Rechnung“, Einleitung „Auftrag <Auftragsnummer>“. Rechnungsdatum und Leistungsdatum sind der Tag der Übertragung. Prüfe das Leistungsdatum im Entwurf, bevor du ihn abschließt.
Zahlstatus zurück in den Auftrag
Lexware meldet Zahlungen und Statuswechsel direkt an SimpliServ. Zusätzlich gleicht SimpliServ einmal pro Stunde alle Entwürfe und offenen Rechnungen ab. Ist Zahlstatus in den Auftrag übernehmen an, wird der Zahlstatus des Auftrags auf teilweise bezahlt oder bezahlt gesetzt. Der Zahlstatus geht dabei nur vorwärts: Ein bezahlter Auftrag wird nie wieder auf unbezahlt gesetzt.
Steht in der Konfiguration Zahlungen werden stündlich abgeglichen, kommen die Benachrichtigungen von Lexware nicht an. Bezahlte Rechnungen erscheinen dann erst mit dem stündlichen Abgleich. Klicke auf Webhooks neu registrieren, um sie neu einzurichten, oder auf Status abgleichen, wenn du den Stand sofort brauchst.
Grenzen
- Nur Euro. Aufträge in einer anderen Währung werden abgelehnt.
- Nur deutsche Steuersätze 0, 7 und 19 %. Aufträge mit anderen Sätzen, z. B. österreichischen 10 oder 20 %, kann Lexware Office nicht annehmen.
- Eine Steuerbehandlung pro Rechnung. Mischt ein Auftrag z. B. normale Positionen mit Reverse-Charge-Positionen, teile ihn auf oder vereinheitliche die Positionen.
- Keine Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) und keine durchlaufenden Posten. Die Lexware-Schnittstelle kann diese Positionen nicht abbilden. Schreibe die Rechnung für solche Aufträge direkt in Lexware.
- Kein Ändern oder Löschen. Lexware erlaubt beides über die Schnittstelle nicht. Änderungen nach der Übertragung laufen über Erneut übertragen plus Löschen des alten Entwurfs in Lexware.
- Ein Kunde ist Pflicht. Aufträge ohne Kunde werden nicht übertragen.
Fehler beheben
Schlägt eine Übertragung fehl, zeigen der Hinweis und das Abzeichen Fehler einen dieser Gründe:
| Meldung | Was du tust |
|---|---|
| Lexware Office ist nicht verbunden. | Lexware Office in der Konfiguration verbinden. |
| Lexware hat den API-Schlüssel abgelehnt. Bitte in den Einstellungen ersetzen. | Neuen Schlüssel in Lexware erstellen und über API-Schlüssel ersetzen eintragen. Die Konfiguration zeigt dann auch Verbindung unterbrochen. |
| Dein Lexware-Tarif enthält keine Public API. Bitte wechsle in Lexware auf einen Tarif mit API-Zugang. | In Lexware Office auf einen Tarif mit Public API wechseln. |
| Lexware nimmt gerade keine weiteren Anfragen an. Bitte gleich noch einmal versuchen. | Ein paar Sekunden warten und erneut übertragen. |
| Lexware hat die Rechnung abgelehnt. | Die Meldung von Lexware darunter lesen, meist fehlen Kunden- oder Adressdaten. Auftrag korrigieren und erneut übertragen. |
| Die Steuerbehandlung dieses Auftrags kann noch nicht an Lexware übertragen werden. | Der Auftrag enthält Differenzbesteuerung oder durchlaufende Posten. Rechnung direkt in Lexware schreiben. |
| Der Auftrag mischt verschiedene Steuerbehandlungen. Lexware erlaubt nur eine pro Rechnung. | Positionen auf eine Steuerbehandlung bringen oder den Auftrag aufteilen. |
| Der Auftrag enthält einen Steuersatz, den Lexware nicht annimmt. | Steuersätze der Positionen auf 0, 7 oder 19 % ändern. |
| Lexware Office übernimmt nur Rechnungen in Euro. | Auftrag auf Euro umstellen. |
| Der Auftrag hat keine abrechenbaren Positionen. | Mindestens eine Position mit einer Menge über null anlegen. |
| Dem Auftrag ist kein Kunde zugeordnet. | Dem Auftrag einen Kunden zuordnen. |
| Unklar, ob Lexware die Rechnung angelegt hat. Bitte erst in Lexware prüfen, bevor du erneut überträgst. | In Lexware nachsehen, ob der Entwurf schon da ist. Nur wenn nicht, erneut übertragen. |
| Lexware ist gerade nicht erreichbar. Bitte später erneut versuchen. | Später erneut übertragen. |
| Dieser Auftrag wird gerade schon übertragen. | Kurz warten, der Auftrag wird gerade übertragen. |
| Übertragung an Lexware fehlgeschlagen. | Erneut versuchen. Bleibt der Fehler, melde ihn mit der Auftragsnummer an den Support. |
Hinweise unter Bitte prüfen blockieren die Übertragung nicht, sollten aber vor dem Abschließen in Lexware geprüft werden:
- Einige Positionen sind als Bruttopreis erfasst, Lexware rechnet netto. Bitte Cent-Beträge prüfen.
- Dein Lexware-Konto ist steuerfrei. Steuersätze aus dem Auftrag wurden nicht übernommen.
- Der Betrag in Lexware weicht vom Auftrag ab.
- Beim Übertragen lief noch eine Zeiterfassung. Die Arbeitszeit ist eventuell unvollständig.
Verbindung trennen
In der Konfiguration trennst du die Verbindung über Trennen. Danach überträgt SimpliServ keine Rechnungen mehr und holt keinen Zahlstatus mehr ab. Bereits übertragene Rechnungen bleiben in Lexware erhalten. Den API-Schlüssel kannst du anschließend in Lexware unter Erweiterungen → Public API widerrufen.
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