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KI-Funktionen

Zentrale KI-Verwaltung: KI-Funktionen ein-/ausschalten, Standardmodell (Schnell/Smart) wählen, Monatsnutzung verfolgen, eigenen KI-API-Schlüssel hinterlegen und Prompt-Vorlagen pflegen, die in den KI-Menüs der App erscheinen.

→ KI in SimpliServ öffnen

SimpliServ bringt KI direkt in die Textfelder der App: In Notizen, Beschreibungen, E-Mail-Texten und im Editor sitzt ein AI-Knopf (Hirn-Symbol), mit dem du Texte umschreiben, zusammenfassen, übersetzen oder neu erzeugen lässt. Auf der Admin-Seite Administration → Daten & Geräte → KI schaltest du die KI zentral ein oder aus, wählst die Standardqualität und pflegst die Prompt-Vorlagen, die in diesen Menüs erscheinen.

Diese Seite verlangt die Berechtigung KI → Einstellungen → Verwalten. Ob KI für deinen Account überhaupt verfügbar ist und mit wie vielen Credits, hängt von deinem Tarif ab — dieser wird systemseitig vergeben und ist hier nur zur Info sichtbar.

KI im Arbeitsalltag nutzen

So setzen deine Mitarbeiter:innen die KI in der täglichen Arbeit ein — keine Admin-Rechte nötig:

KI-Menü öffnen

In unterstützten Textfeldern (z. B. Kontakt-Notizen, E-Mail-Texte) sitzt unten rechts ein AI-Knopf mit Hirn-Symbol; im Rich-Text-Editor ist es ein Hirn-Symbol in der Werkzeugleiste. Ein Klick öffnet ein Menü mit den freigeschalteten Prompts. In Textfeldern öffnet auch Cmd/Strg + J das Menü.

Vorlage wählen oder eigenen Prompt schreiben

Wähle eine Vorlage (z. B. „Korrekturlesen") oder klicke auf Eigener Prompt…. Im Dialog beschreibst du frei, was die KI tun soll – etwa „ins Englische übersetzen" oder „in drei Stichpunkten zusammenfassen".

Ergebnis übernehmen

Die KI ersetzt bzw. erzeugt den Text direkt im Feld. Im Editor wirkt die Aktion auf den markierten Text, wenn etwas markiert ist – sonst auf den gesamten Inhalt. Leeres Feld bzw. leerer Editor + Eigener Prompt = Text von Grund auf erzeugen.

Ist das Monatslimit erreicht, meldet die KI „KI-Nutzungslimit für diesen Monat erreicht." Das Limit setzt sich zum nächsten Abrechnungszeitraum automatisch zurück.

KI-Nutzung im Blick

Die Karte KI-Nutzung zeigt den Verbrauch des laufenden Monats als Balken mit Zonen-Label – Geringe Nutzung, Mittlere Nutzung, Hohe Nutzung oder Limit erreicht. Oben rechts steht dein aktiver KI-Tarif als Badge (Aus, Starter, Pro oder Business).

Auf dieser Seite werden bewusst keine rohen Token- oder Credit-Zahlen angezeigt, sondern nur der Balken und die Zone. SimpliServ rechnet den Verbrauch intern in Credits um – das Modell Smart verbraucht pro Aktion mehr Credits als Schnell.

Einstellungen

In der Karte Einstellungen steuerst du das Verhalten der KI für deinen gesamten Account:

  • KI-Funktionen aktiviert – Hauptschalter. Aus = alle KI-Oberflächen verschwinden sofort aus der App.
  • Standardmodell – die Qualitätsstufe, die Aktionen ohne eigene Vorgabe verwenden:
    • Schnell (günstig) – schnelle, sparsame Antworten für Alltagsaufgaben.
    • Smart (hohe Qualität) – bessere Ergebnisse, höherer Credit-Verbrauch.

Klicke auf Einstellungen speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Tarif und Credit-Kontingent werden hier nur angezeigt, nicht geändert. Standardmäßig nutzt SimpliServ den Plattform-KI-Anbieter.

Eigener KI-API-Schlüssel

Mit Enterprise oder dem KI-Plan Business kannst du in der Karte Eigener KI-API-Schlüssel die KI-Funktionen mit dem eigenen API-Schlüssel deines Unternehmens betreiben. Wähle unter Anbieter Google Gemini oder ChatGPT (OpenAI), füge den API-Schlüssel ein und klicke Schlüssel speichern. Ein gespeicherter Schlüssel wird nur mit seinen letzten Zeichen angezeigt; leer lassen behält ihn. Schlüssel entfernen bzw. Plattform-Standard (kein eigener Schlüssel) schaltet zurück auf den Plattform-Standard. In kleineren Tarifen ist die Karte gesperrt.

Prompts verwalten

Die Karte Prompts ist eine Vorlagen-Bibliothek: Jeder Prompt ist eine Anweisung, die in den KI-Menüs der App auftaucht. So erweiterst du das Aktions-Menü, ohne Code zu ändern.

Prompt anlegen oder bearbeiten

Neuen Prompt erstellen

Klicke in der Prompt-Tabelle auf Neuer Prompt, oder klicke eine bestehende Zeile an, um sie zu bearbeiten.

Felder ausfüllen

Im seitlich öffnenden Formular pflegst du:

  • Titel – erscheint als Menüeintrag (z. B. „Korrekturlesen“).
  • System-Prompt (optional) – legt die Rolle/Haltung der KI fest (z. B. „Sie sind ein sorgfältiger Lektor…").
  • Inhalt – die eigentliche Anweisung. Hier nutzt du {{dot.notation}}-Platzhalter wie {{customer.name}} – dieselbe Syntax wie bei E-Mail-Vorlagen und Dokumentvorlagen. Der Platzhalter-Picker hilft beim Einfügen, und Platzhalter werden im Feld farblich hervorgehoben.
  • In Funktionen anzeigen – kommagetrennte Feature-Tags, die festlegen, in welchen Textfeldern der Prompt erscheint (z. B. customer.notes, email.*). Ein Eintrag der Form prefix.* wirkt als Glob (z. B. email.*). Leer lassen = überall anzeigen.
  • Modell – Schnell oder Smart für genau diesen Prompt.
  • Temperatur – Wert zwischen 0 und 2; niedriger = präziser/konsistenter, höher = kreativer.
  • Websuche – lässt das Modell Dinge im Web nachschlagen; funktioniert nur bei Anbietern mit Websuche (Gemini).
  • PII vor dem Senden entfernen – entfernt E-Mails, Telefonnummern, IBANs und Kartennummern aus der Nutzereingabe, bevor sie an die KI geht.
  • Aktiv – inaktive Prompts liefern beim Aufruf einen Fehler und erscheinen nicht im Menü.

Speichern

Speichere mit Erstellen bzw. Speichern. Titel und Inhalt sind Pflichtfelder. Beim Speichern einer Bearbeitung entsteht eine neue Version des Prompts.

Die Tabelle zeigt Titel, Modell und Status (aktiv/inaktiv). Mehrere Prompts kannst du markieren und gesammelt löschen. Ein gelöschter Prompt wird endgültig entfernt; Workflows oder Oberflächen, die ihn referenzieren, greifen danach auf Standardwerte zurück.

Datenschutz

KI-Aktionen senden den Feldinhalt an den hinterlegten KI-Anbieter. Über den Schalter PII vor dem Senden entfernen je Prompt sorgst du dafür, dass typische personenbezogene Daten (E-Mails, Telefonnummern, IBANs, Kartennummern) automatisch aus der Nutzereingabe entfernt werden, bevor der Text das System verlässt. Lass diesen Schalter für Prompts, die Kundendaten verarbeiten, aktiviert.

Verwandte Themen

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