Öffentliche Auftragsregistrierung
Kunden legen ohne Login direkt einen Auftrag an: Kontaktdaten, Produkt und gewünschte Arbeiten. SimpliServ erstellt sofort einen Auftrag, ordnet den Kunden zu und startet den Kundenablauf.
→ Aufträge in SimpliServ öffnen
Über die öffentliche Auftragsregistrierung legen Kunden ohne Login selbst einen Auftrag an: Sie geben Kontaktdaten, das betroffene Produkt und die gewünschten Arbeiten ein. SimpliServ erstellt daraus sofort einen Auftrag, legt den Kunden an (oder ordnet ihn anhand der E-Mail-Adresse zu) und startet den passenden Kundenablauf.
Abgrenzung: Die Auftragsregistrierung erzeugt direkt einen Auftrag – ohne Zwischenschritt. Das ist etwas anderes als die Service-Registrierung, die zunächst eine Service-Anfrage anlegt. Service-Anfragen musst du erst prüfen und in Service-Anfragen bearbeiten annehmen und umwandeln. Wähle die Auftragsregistrierung, wenn jede Einsendung unmittelbar als Auftrag laufen soll (z. B. Annahme von Einsendungen per Post).
Was ist das öffentliche Portal?
Die Registrierungsseite ist über https://simpliserv.app/order-registration/<slug> erreichbar. Der <slug> identifiziert deine Organisation – Firmenname und Logo erscheinen automatisch in der Kopfzeile, sobald die Seite geladen wird.
Die Seite trägt die Überschrift Kunden Anmeldung (mit Firmenname, falls hinterlegt) und den Untertitel „Erzählen Sie uns von Ihrem Produkt und was erledigt werden soll.". Darunter liegt die Karte Service registrieren mit den Bereichen Kundendaten, Produktdaten und Was zu tun ist. Die Seite ist mobil- und desktoptauglich und benötigt keinen Login.
So füllen Kunden das Formular aus
Kundendaten eingeben
Pflichtfelder sind Vorname, Nachname, Email (gültige Adresse) und Telefon (nur Ziffern, Leerzeichen und + - / ( ) .). Über diese E-Mail-Adresse wird der Kunde später im System gefunden oder neu angelegt.
Adressen (optional)
Die Bereiche Lieferadresse (optional) und Rechnungsadresse (optional) sind eingeklappt und lassen sich bei Bedarf aufklappen. Felder: Adresszeile 1 und 2, PLZ, Stadt, Region und Land. Als Land stehen Austria, Germany und Switzerland zur Auswahl (Vorauswahl: Austria).
Produktdaten angeben
Marke (optional) und Modell + Farbe (Pflichtfeld). Diese beiden Angaben landen als Hinweis am Auftrag (Format Marke - Modell + Farbe).
Was zu tun ist
Im Feld Arbeiten beschreiben schildert der Kunde die gewünschten Arbeiten (optional, maximal 2000 Zeichen). Der Text wird zur Auftragsnotiz.
Absenden
Mit Registrierung absenden wird der Auftrag erstellt. Schlägt die Prüfung fehl, erscheinen die Fehler direkt an den betroffenen Feldern.
Was nach dem Absenden passiert
Direkt nach dem Absenden landet der Kunde auf der Bestätigungsseite mit der Meldung Anfrage erhalten. Sofern eine Auftragsnummer vergeben wurde, wird sie angezeigt (Auftragsnummer: …). Der Kunde wird gebeten, seine Bestätigungsmail zu öffnen und die dort angehängte PDF dem Paket beizulegen. Über Neue Anfrage erstellen. gelangt er zurück zum leeren Formular.
Im System geschieht dabei automatisch:
- Kunde anlegen oder zuordnen – anhand der E-Mail-Adresse (Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen werden normalisiert). Adressdaten werden bei Neuanlage übernommen.
- Auftrag erstellen – mit eigener Auftragsnummer, dem Produkt als Hinweis und der Beschreibung als Notiz. Beträge stehen zunächst auf 0 und werden später im Auftrag gepflegt.
- Kundenablauf starten – es wird ein Customer Flow (
KV-…) angelegt bzw. mit dem Auftrag verknüpft.
Eine öffentliche Auftragsregistrierung enthält keine Positionen, Preise oder Mitarbeiterzuweisung. Diese ergänzt du nach Eingang im Auftrag selbst – siehe Auftrag erstellen & abwickeln.
Service-Tag drucken
Auf der Bestätigungsseite steht der Button Vorschau öffnen im Block Service-Tag drucken zur Verfügung. Er öffnet die identische Service-Tag-Vorschau (das Auftragsetikett), die der Kunde oder die Annahmestelle mit dem Standarddrucker ausgeben kann.
→ Auftragsetikett-Layout im Etiketten-Editor anpassen
Die Vorschau funktioniert nur direkt im Anschluss an das Absenden: Die Auftragsdaten liegen im Browser (Session) und sind nach dem Schließen oder Neuladen nicht mehr verfügbar. Erscheint Vorschau nicht verfügbar, muss der Auftrag erneut registriert werden. Wie du das Etikett gestaltest, steht unter Auftragseinstellungen & Etiketten.
Eingegangene Aufträge bearbeiten
Registrierte Aufträge findest du in der Navigation unter Service → Aufträge. Dort öffnest du den Auftrag, ergänzt Positionen und Preise, weist ihn einem Mitarbeiter zu und wickelst ihn weiter ab.
Auftrag erstellen & abwickeln
Kundenablauf (Customer Flow)
Auftragseinstellungen & Etiketten
Service-Registrierung
Den Link weitergeben
Du teilst die Auftragsregistrierung über ihre öffentliche URL – als Button, Text-Link oder per <iframe> auf deiner eigenen Webseite. Die Seite gilt für deine gesamte Organisation; Branding (Logo, Firmenname) wird automatisch übernommen.
Im Adminbereich gibt es derzeit keinen eigenen Kopier-Button für den Auftrags-Link. Wenn du stattdessen ein Self-Service-Formular mit anpassbaren Feldern und einem Triage-Schritt brauchst, nutze die Service-Registrierung und passe sie unter Service-Registrierungsformular anpassen an.
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