Terminanfragen
Eingegangene Terminanfragen prüfen, annehmen, ablehnen oder mit neuem Vorschlag beantworten
→ Terminanfragen in SimpliServ öffnen
Wenn Kunden über ein Formular mit Termin-Feld einen Slot wählen, landet das nicht sofort als fester Termin im Kalender, sondern als Terminanfrage in dieser Liste. Hier entscheidest du, ob daraus ein echter Kalendertermin wird.
Du findest die Liste unter Organisation → Terminanfragen. Sobald offene Anfragen vorliegen, zeigt der Menüpunkt ihre Zahl als Badge.
Wie Anfragen entstehen (Termin-Feld, Zeitspannen, Plätze pro Slot), erklärt Online-Terminverfügbarkeit einrichten. Diese Seite konzentriert sich auf das Bearbeiten.
Die Liste
Spalten: Name, E-Mail, Telefon, Titel, Beschreibung, Wunschtermin, Status und Aktionen. E-Mail, Telefon, Titel und Beschreibung kannst du ein- und ausblenden, nach Name, Wunschtermin und Status sortieren.
Ein Klick auf die Zeile klappt sie auf und zeigt die vollständige Beschreibung samt allen Aktions-Buttons. Anfragen ohne Datum zeigen beim Wunschtermin Kein Wunschtermin.
Status einer Anfrage
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Offen | Neu eingegangen, noch nicht beantwortet. Nur diese zählen für das Badge. |
| Angenommen | Angenommen – es wurde ein Kalendertermin erzeugt. |
| Abgelehnt | Abgelehnt, es entsteht kein Termin. |
| Storniert | Vom Kunden über den Storno-Link in der E-Mail abgesagt. Ein bereits erzeugter Kalendertermin wird dabei entfernt. |
Solange eine Anfrage Offen ist, blockiert der Wunsch-Slot keinen Platz. Erst der angenommene Termin belegt einen Buchungs-Slot.
Anfrage annehmen
Anfrage prüfen
Zeile aufklappen, Beschreibung, Kontaktdaten und Wunschtermin lesen.
Auf Annehmen klicken
SimpliServ legt automatisch einen Kalendertermin an:
- Titel aus der Anfrage – sonst „Termin – Anfrage #…"
- Zeitraum aus dem Wunschtermin
- Kategorie aus dem Termin-Feld – sonst die erste Kalender-Kategorie
- Status = für die Kategorie hinterlegter Status, sonst der Standard-Status aus den Kalendereinstellungen
- Kunde – wird anhand der Anfragedaten (Name, E-Mail, Telefon) nach den Kundenregeln des Formulars zugeordnet
Die Anfrage wechselt auf Angenommen.
Termin im Kalender ergänzen
Danach öffnet SimpliServ direkt den Kalender mit dem neuen Termin. Dort teilst du Mitarbeiter zu oder ergänzt den Ort.
Der Kunde bekommt – sofern eine gültige E-Mail-Adresse vorliegt – automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. Den Text steuerst du über die E-Mail-Vorlagen. Ist in den Kalendereinstellungen eine Terminerinnerung eingestellt, erhält er vor dem Termin zusätzlich eine Erinnerung mit Storno-Link.
Eine Anfrage ohne Wunschtermin kannst du nicht direkt annehmen. Schick zuerst mit Neuer Vorschlag ein Datum – danach lässt sie sich annehmen.
Neuen Termin vorschlagen
Passt der Wunschtermin nicht, öffnest du Neuer Vorschlag. Im Dialog Neuen Terminvorschlag senden setzt du Neuer Start und Neues Ende (oder Ganzer Tag ohne Uhrzeit), optional eine Nachricht (optional), und klickst Vorschlag senden.
- Der Wunschtermin der Anfrage wird auf die neue Zeit gesetzt.
- Ist die Anfrage schon angenommen, wird auch der verknüpfte Kalendertermin verschoben.
- Der Kunde bekommt eine E-Mail mit der neuen Zeit und einem Storno-Link.
Ein Vorschlag ist bei offenen und angenommenen Anfragen möglich.
Anfrage ablehnen
Mit Ablehnen wechselt die Anfrage auf Abgelehnt, es wird kein Termin angelegt, und der Kunde bekommt – bei gültiger E-Mail-Adresse – eine Absage-E-Mail (ebenfalls über die E-Mail-Vorlagen steuerbar).
Annehmen und Ablehnen gibt es nur bei offenen Anfragen. Eine beantwortete Anfrage lässt sich nicht erneut umentscheiden – verschiebe bei Bedarf mit einem neuen Vorschlag oder bearbeite den Termin direkt im Kalender.
Anfrage löschen
Löschen (im Menü der Zeile) entfernt die Anfrage unabhängig vom Status aus der Liste. Ein bereits erzeugter Kalendertermin bleibt bestehen.
Berechtigungen
| Aktion | Recht |
|---|---|
| Liste sehen | Kalender → Ansehen |
| Annehmen | Kalender → Anlegen |
| Ablehnen, neuer Vorschlag | Kalender → Bearbeiten |
| Löschen | Kalender → Löschen |
Mehr zu Rollen unter Benutzer & Rollen.
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