Rechnungen & Mahnwesen einstellen
Standards für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine festlegen: Zahlungsziel, Skonto, Proforma, Steuerfälle, Differenzbesteuerung, Angebotsgültigkeit sowie Mahnstufen, Gebühren, Verzugszinsen und Mahnprofile
→ Rechnungseinstellungen öffnen · Mahnwesen öffnen · Angebotseinstellungen öffnen · Lieferscheineinstellungen öffnen
Unter Administration → Tickets legst du die Standards für deine Belege fest: wie Rechnungen bezahlt werden, welche Steuerfälle wählbar sind, wie lange Angebote gelten und wie gemahnt wird. Die Seiten öffnest du mit Administration → Einstellungen → Ansehen; zum Speichern brauchst du das Bearbeitungsrecht für Einstellungen. Änderungen wirken auf neue Belege, nicht rückwirkend. Offene Änderungen sammelt die Speichern-Leiste am unteren Rand.
Das Aussehen der PDFs gestaltest du nicht hier, sondern in den Dokumentvorlagen – jede Seite hat dafür die Karte Layout-Vorlagen mit Layout-Editor öffnen. Nummernformate pflegst du unter Nummernformate.
Rechnungen
Zahlungsbedingungen
Die Karte Zahlungsbedingungen enthält:
- Bedingungen-HTML – Standardtext, der unterhalb des Summenbereichs erscheint (z. B. „Zahlung innerhalb von 14 Tagen“).
- Zahlungsziel (Tage) – neue Rechnungen sind so viele Tage nach dem Rechnungsdatum fällig;
0= sofort fällig. Ein Zahlungsziel beim Kunden oder bei der Kontaktgruppe hat Vorrang. - Zahlungs-QR-Code auf Rechnungen anzeigen – fügt den PDFs einen scanbaren Überweisungs-QR-Code hinzu, sofern unter Firma eine IBAN hinterlegt ist.
- Proforma-Rechnungen erlauben – Entwürfe können als Proforma-Rechnung verschickt werden. Sie trägt einen eigenen Titel und den Hinweis, dass sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt; die Rechnung bleibt ein Entwurf.
Skonto und Differenzen
In der Karte Skonto und Differenzen stellst du ein:
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Standard-Skonto | Prozent Skonto für neue Rechnungen, wenn weder Kunde noch Gruppe einen eigenen Wert haben. Leer = kein Skonto |
| Skonto-Tage | Tage ab Rechnungsdatum, in denen das Skonto gilt |
| Kulanztage | Zahlungen bis so viele Tage nach Fristende erhalten das Skonto ohne Warnung |
| Kleinbetragsgrenze | bis zu diesem Betrag kann ein Rest beim Zahlungseingang ausgebucht werden |
Steuervereinheitlichung
Bei gemischten Steuersätzen: Immer fragen erkennt Rechnungen und Kassenverkäufe mit 10 % und 20 % und bietet eine Vereinheitlichung an; Aus überspringt die Prüfung. Die Regel basiert auf einer österreichischen BMF-Verwaltungsregel – keine Steuerberatung.
Differenzbesteuerung
Mit Differenzbesteuerung aktivieren werden Fahrzeuge, die als Gebrauchtfahrzeug mit Einkaufspreis angelegt sind, beim Rechnungsabschluss automatisch differenzbesteuert: Die Steuer fällt nur auf die Marge an. Ohne Einkaufspreis am Fahrzeug gibt es keine Differenzbesteuerung; Reparaturen und Ersatzteile erhöhen den Einkaufspreis nicht.
Steuerfälle
Die Karte Steuerfälle listet die fest hinterlegten Fälle – etwa Reverse Charge, Innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Kleinunternehmer (§ 19 UStG / § 6 Abs. 1 Z 27 UStG). Code für die E-Rechnung und Kennzahl der Voranmeldung sind vorgegeben. Du entscheidest pro Fall, ob er auf Rechnungen, Aufträgen und Angeboten Wählbar ist, welcher Hinweis auf dem Beleg gedruckt wird (leer = Standardtext) und – bei aktiver Buchhaltung – auf welches Erlöskonto gebucht wird. Normal (mit Umsatzsteuer) ist immer wählbar.
Änderungen an Steuerfällen, Hinweistexten und Erlöskonten bitte mit der Steuerberatung abstimmen.
Angebote
Auf der Angebotsseite legst du unter Standard-Gültigkeit die Gültigkeitstage fest: Beim Erstellen eines Angebots wird „Gültig bis“ auf Angebotsdatum plus diese Tage gesetzt. Leer = kein Standardwert. Das Layout öffnest du über Layout-Vorlagen.
Lieferscheine
Die Lieferscheinseite verweist über Layout-Vorlagen auf das Lieferschein-Layout in den Dokumentvorlagen.
Mahnwesen
Die Seite Mahnwesen (Administration → Tickets → Mahnwesen, auch über Mahnwesen öffnen auf der Rechnungsseite) bündelt Layout, Mahnstufen, Gebühren, Zinsen und Mahnprofile.
Layout gestalten
Mahnungs-Designer öffnen öffnet das PDF-Design für Mahnungen in den Dokumentvorlagen.
Grundeinstellungen
In der Karte Mahnungen legst du fest: Mahnungen automatisch versenden (ein täglicher Lauf um 07:00 verschickt fällige Mahnungen; aus = nur manuell), Neue Zahlungsfrist (Tage), Verzugszinssatz (% p.a.), Mindestbetrag offen (kleinere offene Beträge werden übersprungen, Standard 5,00) und Kanal-Rechnungen mahnen (JTL) (standardmäßig aus, weil JTL-Wawi meist selbst mahnt).
Verzugszinsen & Pauschale
Unter Verzugszinsen & Pauschale pflegst du Basiszinssatz (% p.a.) (halbjährlich aktualisieren; leer = kein Zinslauf), Mahngebühr-Obergrenze (€), Aufschlag B2B (%-Pkt.), Aufschlag B2C (%-Pkt.) und Verzugspauschale B2B (€) (gesetzlich 40 €, einmalig).
Mahnstufen
Für Zahlungserinnerung, 1., 2. und 3. Mahnung stellst du jeweils den Abstand ein – die Erinnerung in Tage nach Fälligkeit, die Mahnungen in Tage nach voriger Mahnung – und für die Mahnungen eine Standard-Mahngebühr, die im Mahnungs-Dialog überschreibbar ist.
Mahnprofile
Für Kunden oder Kundengruppen mit abweichenden Regeln legst du unter Mahnprofile mit Neues Profil ein Profil an: Höchste Mahnstufe, Abstände und Gebühr je Stufe, Verzugszinsen berechnen, Verzugspauschale berechnen und Inkasso-Übergabe nach. Ein Profil kann als Standardprofil markiert werden. Es gilt: Kunde vor Gruppe, Gruppe vor Standard; ohne Profil gelten die Einstellungen oben.
Wie du im Alltag Mahnungen erstellst und versendest, steht in Mahnwesen.
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