E-Mail für Admins: Postfächer einrichten & mit SimpliServ verbinden
Postfächer anlegen, Zugangsdaten an Mitarbeiter weitergeben, Passwörter zurücksetzen, ein Postfach als Absender und Posteingang für SimpliServ verbinden und den Umzug vom alten Anbieter vorbereiten
→ E-Mail-Postfächer öffnen · E-Mail-Einstellungen öffnen
Als Admin kümmerst du dich um zwei Dinge: die Postfächer eurer Mitarbeiter (anlegen, Passwörter, Geräte) und die Verbindung von SimpliServ zu einem Postfach, damit Belege und Kundenantworten über eure eigene Adresse laufen.
1. Postfächer anlegen
Unter Administration → Kommunikation → E-Mail-Postfächer legst du persönliche Postfächer, gemeinsame Postfächer (z. B. office@) und Weiterleitungen an. Alle Felder und Rechte beschreibt E-Mail-Postfächer & Domains.
Kurz zusammengefasst:
- Persönliches Postfach für jede Person, die selbst E-Mails liest und schreibt – eigenes Passwort, eigener Speicher.
- Gemeinsames Postfach für Adressen, die mehrere Personen bearbeiten. Die Mitglieder sehen es in ihrem Webmail und in ihrem E-Mail-Programm zusätzlich zum eigenen Postfach.
- Alias für zusätzliche Adressen derselben Person (
max.mustermann@→max@). - Weiterleitung für Adressen ohne eigenes Postfach.
2. Zugangsdaten an Mitarbeiter weitergeben
Einrichten öffnen
In der Postfach-Zeile auf Einrichten klicken.
QR-Code oder Anleitung
Mit iPhone oder iPad scannt die Person den QR-Code und installiert das Profil – danach fehlt nur noch das Passwort. Für alle anderen Geräte kopierst du mit Anleitung kopieren eine fertige Anleitung mit Profil-Link, Servern, Ports und Webmail-Adresse und schickst sie per Nachricht.
Passwort getrennt mitteilen
Das Passwort gehört nicht in dieselbe Nachricht. Am besten persönlich oder über einen zweiten Kanal weitergeben und die Person bitten, es im Webmail zu ändern.
Verweise deine Mitarbeiter auf den Überblick – dort ist für jedes Programm die passende Anleitung verlinkt.
Passwort zurücksetzen
Hat jemand sein Passwort vergessen: in der Postfach-Zeile Passwort ändern wählen und ein neues Passwort vergeben. Das alte gilt sofort nicht mehr – die Person muss das neue auf allen Geräten eintragen. Nach mehreren Fehlversuchen mit dem alten Passwort sperrt der Server das jeweilige Gerät für etwa eine Stunde.
3. SimpliServ mit einem Postfach verbinden
Damit Rechnungen, Angebote und Ticket-Mails von eurer eigenen Adresse kommen und Kundenantworten beim Kunden in SimpliServ landen, verbindest du unter Administration → Kommunikation → E-Mail ein Postfach. Nimm dafür ein eigenes Postfach wie [email protected] – nicht das persönliche Postfach eines Mitarbeiters, sonst landen private E-Mails in SimpliServ und ein Passwortwechsel unterbricht den Versand.
Versand (SMTP)
In der Karte SMTP-Konfiguration:
- SMTP-Host:
mail.simpliserv.app - Port:
465mit Verschlüsselung SSL (oder587mit TLS/STARTTLS) - Benutzername: die vollständige Adresse des Postfachs, Passwort: dessen Passwort
- Absenderadresse: dieselbe Adresse oder ein Alias dieses Postfachs
Speichern und mit Test-E-Mail senden eine Test-E-Mail an dich selbst schicken.
Posteingang (IMAP)
Im Bereich Posteingang (IMAP) IMAP-Posteingangsync aktivieren einschalten und eintragen: Server mail.simpliserv.app, Port 993, Verschlüsselung SSL, Benutzername und Passwort wie beim Versand, Ordner INBOX. Mit Authentifizierung prüfen prüfen und speichern.
Details zu allen Feldern: Organisations-E-Mail einrichten und IMAP. Nutzt ihr Microsoft 365, verbindest du das Postfach stattdessen über Microsoft 365.
Mit IMAP holt SimpliServ die E-Mails aus diesem Postfach ab. Arbeiten Mitarbeiter in demselben Postfach auch in Outlook oder am Handy, funktioniert das weiterhin – aber nutze dafür kein POP3, sonst verschwinden E-Mails vom Server, bevor SimpliServ sie sieht.
4. Umzug vorbereiten
Wechselt ihr von einem anderen Anbieter (z. B. STRATO, IONOS, World4You) zu SimpliServ:
Adressen sammeln
Liste alle Adressen auf: persönliche Postfächer, Aliase, gemeinsame Adressen (office@, info@) und Weiterleitungen. Postfächer, die niemand mehr nutzt, gleich weglassen.
Zugang zum alten Anbieter
Für das Kopieren der alten E-Mails braucht es die Zugangsdaten der alten Postfächer oder einen Admin-Zugang beim alten Anbieter. Außerdem: Wer verwaltet eure Domain bzw. den DNS? Dort wird am Stichtag der MX-Eintrag umgestellt.
Stichtag festlegen und ankündigen
Wählt einen ruhigen Tag. Schicke allen vorher den Link zu Umzug auf SimpliServ und die Information, welches Passwort ab dem Stichtag gilt.
SimpliServ umstellen
War SimpliServ bisher mit dem alten Anbieter verbunden, trage nach der Umstellung in den E-Mail-Einstellungen mail.simpliserv.app als SMTP- und IMAP-Server ein und leere das Feld Letzte abgerufene UID (optional). Der Wert merkt sich die letzte abgeholte E-Mail des alten Postfachs; bleibt er stehen, überspringt SimpliServ im neuen Postfach Kundenantworten.
Nachkontrolle
In den ersten Tagen prüfen: Kommen neue E-Mails an, gehen Belege raus, sind die Geräte aller Mitarbeiter umgestellt? Erst danach den alten Anbieter kündigen.
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