Belegarten & Ablauf
Belegarten in SimpliServ und ihr Ablauf — von der Service-Anfrage über Kostenvoranschlag, Angebot und Auftrag bis zur Rechnung, zusammengehalten vom Ticket, samt der real umgesetzten Umwandlungen und Lieferscheine.
→ Tickets in SimpliServ öffnen
In SimpliServ entsteht ein Kundenfall nicht als einzelnes Dokument, sondern als Kette aus mehreren Belegarten — von der ersten Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Diese Seite erklärt jede Belegart in ein, zwei Sätzen und zeigt, welche Belege sich direkt ineinander umwandeln lassen.
Der typische Ablauf
Ein vollständiger Durchlauf folgt meist dieser Reihenfolge:
Service-Anfrage → Kostenvoranschlag oder Angebot → Auftrag → Rechnung
Jeder dieser Schritte ist eine eigene Belegart mit eigener Nummer und eigenem PDF. Du musst nicht jeden Schritt durchlaufen — du kannst z. B. direkt mit einem Auftrag starten. Alle Belege, die zum selben Kundenfall gehören, hält ein Ticket zusammen (siehe unten).
Die Belegarten
Service-Anfrage
Eine eingehende Anfrage, meist über das öffentliche Service-Formular. Sie enthält die Kundenangaben und die Beschreibung des Anliegens und ist der typische Startpunkt eines Tickets.
Kostenvoranschlag
Eine unverbindliche Preisschätzung (KV), etwa nach der Fehlerdiagnose. Optional kann eine Prüf-/Diagnosegebühr hinterlegt werden, die sich als KV-Rechnung abrechnen lässt.
Angebot
Ein verbindlicher Preisvorschlag mit Positionen, Rabatten und Gültigkeitsdatum. Der Kunde kann es per öffentlichem Link ansehen und annehmen oder ablehnen.
Auftrag
Der bestätigte Auftrag, an dem gearbeitet wird. Hier werden Positionen, Status und Arbeitszeit geführt.
Lieferschein
Dokumentiert gelieferte Positionen, zum Beispiel beim Ausliefern einer Bestellung oder zu einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung außerhalb eines Tickets.
Rechnung
Der zahlungsrelevante Beleg mit Rechnungsnummer, Zahlungsstatus und Mahnwesen. Der Abschluss der Kette.
Angebot und Kostenvoranschlag sind technisch dieselbe Belegart mit unterschiedlichem Typ. In der Seitenleiste stehen sie aber als eigene Einträge Kostenvoranschläge und Angebote mit eigenen Listen. Aus einer Service-Anfrage heraus legt SimpliServ immer einen Kostenvoranschlag an, kein Angebot.
Das Ticket verbindet alles
Alle Belege eines Kundenfalls hängen an einem gemeinsamen Ticket (in der Seitenleiste unter Tickets, intern Customer Flow). Das Ticket trägt eine eigene Nummer und bündelt Service-Anfrage, Kostenvoranschlag bzw. Angebot, Auftrag, Rechnungen sowie die zugehörige Kommunikation an einem Ort.
- Neues Ticket: Beim Anlegen fragt SimpliServ Womit möchten Sie beginnen? – mit einer Serviceanfrage, einem Kostenvoranschlag, einem Angebot oder direkt mit dem Auftrag. Die weiteren Phasen folgen automatisch.
- Schrittleiste: Die Detailansicht zeigt die Kette als Schritte (Anfrage, Kostenvoranschlag/Angebot, Auftrag, Rechnung, Abschluss). Klickst du auf einen Schritt, der noch fehlt, fragt SimpliServ, ob er jetzt erstellt werden soll.
- Nächster Schritt: Eine Karte schlägt die passende nächste Aktion vor, etwa Kostenvoranschlag erstellen, Kostenvoranschlag senden, Auftrag erstellen, Rechnung erstellen oder Zahlung erfassen.
- Abschluss an der Kasse: Zahlt der Kunde direkt vor Ort, schließt du das Ticket über Kassieren bzw. Ticket abschließen ab. Dabei entsteht ein Kassenbon statt einer A4-Rechnung.
- Mehrere Tickets abrechnen: Markierst du in der Ticketliste mindestens zwei Tickets desselben Kunden, fasst Rechnung kombinieren sie zu einer gemeinsamen Rechnung zusammen (benötigt Rechnungen → Anlegen).
Wie du Tickets filterst, Fristen setzt und über das Board steuerst, beschreibt der Leitfaden Tickets (Customer Flow).
Die Umwandlungen im Detail
Eine Umwandlung erzeugt einen neuen Beleg und übernimmt dabei Kunde, Adressen und Positionen aus der Quelle.
Aus einer Service-Anfrage
Im Aktionsmenü der Service-Anfrage findest du:
- In Auftrag umwandeln — legt direkt einen Auftrag an.
- In Kostenvoranschlag umwandeln — erzeugt einen Kostenvoranschlag.
Ist bereits ein Auftrag oder Kostenvoranschlag verknüpft, zeigt das Menü stattdessen Auftrag ansehen bzw. Kostenvoranschlag ansehen. Die Anfrage wechselt nach einer Umwandlung in den Status Umgewandelt. In der Liste bietet das Zeilenmenü zusätzlich Termin planen an, um einen Kalendertermin anzulegen, ohne einen Beleg zu erzeugen. Mehr dazu in Service-Anfragen bearbeiten.
Aus einem Kostenvoranschlag oder Angebot
Den Auftrag erzeugst du im Ticket – über die Schrittleiste oder die Karte Nächster Schritt (Auftrag erstellen). Pro Ticket entsteht dabei kein doppelter Auftrag.
Bei einem Kostenvoranschlag mit hinterlegter Gebühr erscheint zusätzlich KV-Rechnung erstellen. Damit rechnest du die Prüf-/Diagnosegebühr separat ab, ohne einen Auftrag zu erzeugen. Wurde sie bereits erstellt, heißt die Schaltfläche KV-Rechnung ansehen. Mehr dazu unter Kostenvoranschläge.
Aus einem Auftrag
Im Aktionsmenü des Auftrags stehen dir zur Verfügung:
- In Rechnung umwandeln — erzeugt aus den Auftragspositionen eine Rechnung. Ist im Ticket bereits eine Rechnung vorhanden, wird die Aktion ausgeblendet.
- Anzahlungsrechnung erstellen — stellt vorab einen Teilbetrag in Rechnung. Danach heißt die Umwandlung Schlussrechnung erstellen und verrechnet die Anzahlung.
Lieferscheine
Lieferscheine entstehen auf zwei Wegen:
- Aus einer Bestellung (Seitenleiste Bestellungen) über Ausliefern: Du wählst Positionen und Mengen, die auf den Lieferschein kommen.
- Aus einem Angebot, Auftrag oder einer Rechnung, die nicht zu einem Ticket gehören, über Lieferschein erstellen im Aktionsmenü.
Aus einem Lieferschein erzeugst du mit Rechnung erstellen die Rechnung. Details in Lieferscheine.
Was kein Beleg in dieser Kette ist
Leads gehören nicht zu dieser Belegkette. Ein Lead ist eine Verkaufschance in deiner Vertriebs-Pipeline und wird über Phasen geführt — er wandelt sich nicht automatisch in einen Beleg um. Details unter Leads.
Verwandte Leitfäden
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