Glossar
Die wichtigsten SimpliServ-Begriffe von A bis Z kurz erklärt
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Ein kurzes Nachschlagewerk der wichtigsten Begriffe in SimpliServ. Jeder Eintrag erklärt den Begriff in ein, zwei Sätzen — gegründet darauf, wie er im System tatsächlich funktioniert — und verlinkt, wo vorhanden, auf den passenden Leitfaden. Alphabetisch sortiert.
Den vollständigen Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung — und welche Belege sich ineinander umwandeln lassen — beschreibt der Leitfaden Belegarten & Ablauf.
A
Angebot — Ein verbindlicher Preisvorschlag mit Positionen, Rabatten und Gültigkeitsdatum, den der Kunde über einen öffentlichen Link ansehen, annehmen oder ablehnen kann. Technisch dieselbe Belegart wie ein Kostenvoranschlag, unterschieden über das Typ-Kennzeichen (offer bzw. estimate); in der Seitenleiste haben beide eine eigene Liste. Siehe Angebote.
Auftrag — Der bestätigte Auftrag, an dem gearbeitet wird, mit Positionen, Status und Arbeitszeit. Aus einem Auftrag erzeugst du die Rechnung, optional vorher eine Anzahlungsrechnung. Siehe Aufträge.
B
Beleg / Bon — Ein Kassenbeleg aus dem Verkauf an der Kasse. Bei aktivierter RKSV (Österreich) ist jeder Bon Teil der signierten Belegkette; daneben gibt es Sonderbelege wie Start-, Monats- und Jahresbeleg. Siehe Belege (RKSV).
C
Channel / Connector — Eine Anbindung an ein externes System wie Shopify, Wix oder JTL-Wawi. Eine Channel-Verbindung hält die Zugangsdaten und kann die Status pending, connected oder disconnected haben; der Connector gleicht Produkte, Bestellungen und Bestände in beide Richtungen ab. Siehe Channel-Sync sowie die Leitfäden zu Shopify, Wix und JTL.
Customer Flow — Interner Name für das Ticket.
D
Dienstplan — Die wöchentliche Schichtplanung für dein Team. Schichten werden Mitarbeitern zugewiesen, optional aus Schichtvorlagen erstellt. Siehe Dienstplan & Schichten.
Dringlichkeit (SLA) — Die Ampel pro Ticket, die anzeigt, wie viel der vereinbarten Bearbeitungszeit noch übrig ist. Die Dauer wird über Standard, Kundengruppe, Kunde und Ticket vererbt; die Uhr lässt sich pausieren, solange auf den Kunden, auf Teile oder auf eine E-Mail-Antwort gewartet wird. Siehe Dringlichkeit & SLA.
F
Formular — Ein öffentliches oder internes Eingabeformular (z. B. das Service-Anmeldeformular). Eingereichte Formulare landen als Einreichungen im System und können über Feld-Mappings direkt Kontakte oder Tickets befüllen. Siehe Formulare.
G
Gutschein — Ein Prepaid-Gutschein (Wertgutschein), den ein Kunde kauft und später beim Bezahlen einlöst. Wird intern als Coupon vom Typ Gutschein geführt (im Unterschied zum Rabatt-Coupon); sein Status leitet sich aus dem Restguthaben und der Gültigkeit ab — etwa aktiv, teilweise eingelöst, vollständig eingelöst, abgelaufen, inaktiv oder storniert. Siehe Gutscheine.
Gutschrift — Eine Rechnung, die als Gutschrift (Storno-/Korrekturbeleg) gekennzeichnet ist und einem Kunden einen Betrag wieder zugutehält. Sie ist im System eine Rechnung mit dem Merkmal is_credit_note. Siehe Rechnungskorrektur & Gutschrift.
K
Kasse / POS — Der Verkauf am Point of Sale mit Kassensitzungen, Bar- und Kartenzahlung und Kassenbelegen. In Österreich an die RKSV-Signatur gekoppelt. Siehe Kasse einrichten und Kassensystem (POS).
Kontakt — Ein Kunde, Lieferant oder Geschäftspartner mit Adressen, Ansprechpartnern und der gesamten Beleghistorie. Zentrale Stammdaten, an denen Tickets, Aufträge und Rechnungen hängen. Siehe Kontakte.
Kontaktgruppe — Eine Gruppierung von Kontakten mit gemeinsamen Vorgaben wie Zahlungsziel (Tage), Standardrabatt und SLA-Dauer. Nicht zu verwechseln mit dem Kontakttyp (z. B. Geschäftskunde, Lieferant, Dropship-Partner). Siehe Kontaktgruppen & Kontaktarten.
Kostenvoranschlag — Eine unverbindliche Preisschätzung (KV), technisch dieselbe Belegart wie ein Angebot. Aus einer Service-Anfrage entsteht immer ein Kostenvoranschlag. Optional lässt sich eine Prüf-/Diagnosegebühr hinterlegen, die später als eigene KV-Rechnung abgerechnet werden kann. Siehe Kostenvoranschlag erstellen.
L
Lager / Bestand — Ein Lager (Warehouse) ist ein physischer Lagerort; der Bestand (Inventory) führt je Produkt und Lager die verfügbare, reservierte und Gesamtmenge sowie den Mindestbestand. Jede Mengenänderung wird als Lagerbewegung protokolliert. Siehe Lager verwalten.
Lead — Eine Verkaufschance in deiner Vertriebs-Pipeline, die über frei definierbare Phasen geführt wird (z. B. Neu, Qualifiziert, Gewonnen, Verloren). Ein Lead wandelt sich nicht automatisch in einen Beleg um. Siehe Leads & Pipeline.
Lieferschein — Dokumentiert die gelieferten Positionen, typischerweise beim Ausliefern einer Bestellung; außerhalb von Tickets auch aus Angebot, Auftrag oder Rechnung. Status: Entwurf, Gesendet, Ausgeliefert, Unterschrieben oder Storniert. Siehe Lieferscheine.
N
Nummernformat (Nummernkreis) — Die Vorlage, nach der Belegnummern vergeben werden — mit Format, Variablen und Stellenanzahl, je Belegart und mit eigenem fortlaufenden Zähler. Siehe Nummernformate.
R
Rechnung — Der zahlungsrelevante Beleg mit Rechnungsnummer, Mahnstufe und Status (Entwurf, Gesendet, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig, Storniert). Der Abschluss der Belegkette. Siehe Rechnungen.
RKSV — Die österreichische Registrierkassen-Sicherheitsverordnung. Bei aktivierter RKSV werden Kassenbelege signiert und in einer lückenlosen Belegkette geführt (über Fiskaly). Siehe RKSV-Logik & Fiskalisierung.
S
Service-Anfrage — Eine eingehende Anfrage, meist über das öffentliche Service-Formular, mit Kundenangaben und Anliegen. Sie ist der typische Startpunkt eines Tickets und durchläuft Status wie Ausstehend, Akzeptiert, Umgewandelt, Abgeschlossen oder Abgelehnt. Siehe Service-Anfragen bearbeiten.
Stempeluhr — Die Zeiterfassung der Anwesenheit per Terminal (Tablet) oder App: Mitarbeiter stempeln Kommen und Gehen. Davon getrennt ist die auftragsbezogene Zeiterfassung. Siehe Stempeluhr.
T
Ticket — Die Klammer, die alle Belege eines Kundenfalls zusammenhält: Service-Anfrage, Kostenvoranschlag/Angebot, Auftrag, Rechnungen und die Kommunikation. Es trägt eine eigene Nummer, eine Phase und einen Status, optional eine Frist, und zeigt in der Detailansicht den nächsten Schritt. Intern heißt es Customer Flow. Siehe Tickets und Belegarten & Ablauf.
V
Variante — Eine konkrete Ausführung innerhalb einer Produktfamilie (z. B. Größe oder Farbe). Jede Variante ist ein eigenständiges Produkt mit eigener Artikelnummer, eigenem Preis und eigenem Bestand, das du anlegst und der Familie samt Optionswerten zuordnest; die Kombinationen der Optionen ergeben nur die möglichen Varianten, angelegt werden sie einzeln. Siehe Produktvarianten & Produktfamilien.
W
Workflow — Eine Automatisierung, die bei einem Auslöser (Modellereignis, Zeitplan, manuell oder Webhook) eine Kette von Schritten ausführt — etwa E-Mails versenden oder Status setzen. Siehe Workflows.
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